Organize sua agenda da semana

Alguns usam a segunda-feira para organizar a semana, outros preferem o domingo a noite e tem aqueles que ainda não possuem o hábito de organizar as atividades da semana toda, por isso vamos deixar algumas dicas de como você pode preparar a agenda da semana, afinal com um dia a dia bem organizado, as suas atividades fluem mais tranquilamente e você não esquece de nada, além de deixar tempos ociosos livres para atividades de emergência e também descanso.

A ferramenta de organização

A primeira coisa que você deve fazer é definir qual será a sua agenda. Há quem prefira usar o celular, tablet, Google Calendar, agenda física, mas há aqueles que gostam de post its, cadernos, planners… Qual será a sua ferramenta não importa, o que importa é que tenha uma e somente uma, para que você não corra o risco de marcar compromissos em locais diferentes e acabar esquecendo deles… Se você ainda não possui uma ferramenta específica, comece com as que mais lhe atraem, use-a cada uma por pelo menos uma semana, depois que descobrir qual melhor funciona para você, adote ela e nunca mais a abandone 😉

Revisões diárias

Escolha dois grandes momentos do dia, um para que você veja o que há para ser feito naquele dia e outro para revisar o que foi ou não feito. Comece o seu dia dando uma olhada e uma inteirada no que você irá enfrentar no dia, você pode escolher o horário do café para fazer isso, ou assim que chegar ao trabalho, assim você pode se organizar sem tomar muito tempo da sua agenda, é claro que, você já deve prever isso na sua organização diária, afinal é uma tarefa de suma importância para o dia ocorrer dentro do planejado. Já no final do dia, antes de ir para casa, revise tudo o que você fez no dia, não esquecendo de marcar as atividades extras realizadas, ou seja, aquelas que não estavam previstas no seu dia, assim você já poderá deixar agendado atividades futuras que venham a ser necessárias, estas por sinal, devem ser colocadas imediatamente na sua agenda, para que você não esqueça delas.

Defina prioridades

Sempre quando for organizar a sua agenda, defina as atividades prioritárias. Você pode usar alguns critérios para decidir quais são mais urgentes:

• Alguém depende da sua resolução a atividade para que essa pessoa possa continuar o trabalho dela?
• Esta atividade envolve impacto financeiro ao seu trabalho?
• Esta atividade é preliminar a algum evento/atividade com data e hora marcada?
• Sua atividade é primordial para resolver algum problema com clientes ou fornecedores?

Estas são as primeiras perguntas a serem respondidas, depois de de organiza-las nestes grandes grupos e outros que você pode elencar conforme o seu nicho de atividade, você deverá responder:

• Esta atividade depende só de você ou você pode delegar ela para outra pessoa?
• Quanto tempo você precisa para resolver esta situação?
• Você consegue resolver esta situação na própria empresa ou precisa se deslocar a outro local para resolver?

Com estas respostas você põe organizar elas da seguinte forma:

• Atividades com impacto financeiro que podem ser delegadas, resolvidas rapidamente e na empresa.
• Atividades que outras pessoas estejam dependendo de você que podem ser delegadas, resolvidas rapidamente e na empresa.
• Atividades primordiais para resolver problemas com clientes e fornecedores que podem ser delegadas, resolvidas rapidamente e na empresa.
• Atividades que são primordiais para algum evento/atividade com data e hora marcada que podem ser delegadas, resolvidas rapidamente e na empresa.

Após estas atividades definidas, você poderá ver quais serão as demais prioridades para o seu dia, lembrando que: você não pode perder tempo muito menos dinheiro, ninguém pode ficar parado porque você não fez o que era de sua obrigação, o cliente nem o fornecedor tem culpa sobre as turbulências que você enfrenta no dia a dia e se estava agendado com antecedência, porque não foi feito antes?!

Organize seu dia com intervalos

Sempre organize as suas atividades com menos tempo por dia do que você realmente trabalha, por exemplo, se você trabalha 8 horas por dia, agende atividades para no máximo 6 horas por dia, deixando 15 min de intervalo entre cada uma delas, e deixe duas horas por dia para atividades urgentes (sem previsão), afinal imprevistos acontecem. Caso você não tenha imprevistos naquele dia, use estas horas livres para adiantar as atividades do dia seguinte.

Períodos produtivos

Defina qual é o período do dia mais produtivo e disponibilize este período para tarefas mais dinâmicas, já aquele período em que você tem mais concentração destine para as atividades deste cunho…

Controle de acesso a informações

Não adianta você criar uma agenda super organizada se não consegue se concentrar nela. Filtre as informações que você irá receber durante as atividades e foque somente naquelas que são essenciais para a execução delas, deixe de lado as mídias sociais, conversas paralelas, entre outros…

Leve isso para a vida pessoal também

Não adianta ter uma organização impecável no trabalho e ter uma vida pessoal caótica, isso irá refletir no seu desempenho também. Então organize o seu dia a dia como por exemplo, dia de ir no mercado, dia de tarefas administrativas da casa, dia de limpeza, horários das refeições, das atividades de lazer e aí sim, você terá uma vida regrada e sem grandes imprevistos.

Para finalizar, tome como regra em sua vida que toda atividade que leve menos de dois minutos para ser feita, deve ser feita na hora, como responder um e-mail, levar uma correspondência, marcar uma atividade futura na sua ferramenta de organização e outros… Assim você não acumulará atividades corriqueiras para depois…

Mas lembre-se, todos nós merecemos dias sem horários e rotinas, por isso reserve os seus finais de semana para eles, afinal ninguém é de ferro 😉